Parafia aktualizuje kartoteki parafialne i wprowadza je do formy elektronicznej. Podanie danych jest obowiązkiem prawnym, a nie prośbą ani opcją.
- Obowiązek prowadzenia kartotek
Kościół ma prawny obowiązek prowadzenia dokumentacji wiernych: – ksiąg sakramentalnych, – kartotek parafialnych (status animarum).
Wynika to z kan. 535 §1–2 KPK – proboszcz jest odpowiedzialny za ich prowadzenie i nie może z tego zrezygnować.
- RODO nie blokuje obowiązku
Dane przetwarzane są na podstawie prawa, a nie zgody. Dekret KEP o ochronie danych osobowych (2018) dopuszcza przetwarzanie danych wiernych niezbędnych do celów kościelnych. Brak zgody nie wstrzymuje wpisu danych niezbędnych. RODO nie likwiduje kartotek, tylko nakłada obowiązek ochrony danych.
- Dane niezbędne
Parafia wprowadza tylko dane konieczne: – Imię i nazwisko (kan. 877 §1 KPK), – Data urodzenia (kan. 877 §1 i kan. 97 §1 KPK), – Data ślubu kościelnego, jeśli miał miejsce (kan. 1121 §1–2 KPK).
Brak ślubu kościelnego oznacza brak wpisu daty.
- Wpisy elektroniczne
Kartoteki elektroniczne zastępują papier, nie rozszerzają zakresu danych, są chronione hasłem i dostępem tylko dla osób upoważnionych, które wprowadzają dane na polecenie proboszcza, w jego obecności, zgodnie z prawem kanonicznym.
- Sprzeciw wiernego
Jeżeli wierny jest parafianinem i nie jest apostatą, jego sprzeciw nie znosi obowiązku prowadzenia kartoteki. Parafia działa zgodnie z prawem kościelnym i dekretem KEP; wpisy są dokonywane niezależnie od zgody lub odmowy wiernego.
- Prawa wiernego
Wierny może: – zobaczyć swoje dane, – poprawić błędy, – zapytać, jakie dane są przetwarzane, – sprzeciwić się danym zbędnym lub nadmiarowym, ale nie wpisowi danych niezbędnych do kartoteki.
Podanie danych do kartoteki parafialnej jest obowiązkiem, a nie wyborem. Parafia działa w pełni zgodnie z prawem kanonicznym i przepisami o ochronie danych. Brak zgody nie zmienia obowiązku wpisu danych.